部費管理をExcelでやる方法と、
限界がくるタイミング
会計アプリを作っている立場ですが、このページではまずExcelでちゃんと部費管理をする方法を書きます。シートの構成、列の並び、コピーして使える数式まで具体的に。そのうえで、Excelで無理がくるのはどういう条件が重なったときかを最後に正直に書きます。多くの部活はExcelで足ります。
2026年8月6日更新 ／ Excel・Googleスプレッドシートの両方で使える内容です
シートは3枚に分ける
部費管理のExcelが途中で破綻するとき、原因はたいてい「1枚のシートに全部詰め込んだ」ことです。収支の記録と集金のチェック表は形がまったく違うので、同じシートに置くと片方を編集したときにもう片方の数式が巻き込まれて壊れます。
かといって細かく分けすぎると、引き継いだ人がどこを見ればいいのか分からなくなります。3枚がちょうどいい落としどころです。
- 収支シート／お金の出入りを1行ずつ記録する。残高はここで自動計算
- 集金シート／誰がいくら払ったかを人ごとに管理する
- 設定シート／カテゴリ名や部費の金額など、変わらない値をまとめておく
設定シートを分けておくのがコツです。カテゴリ名を直接入力していると表記ゆれ（「合宿費」と「合宿代」）が起きて集計が合わなくなりますが、設定シートの一覧から入力規則で選ぶようにすれば、ゆれが構造的に起きません。
1枚目：収支シートの作り方
列はこの6つで足ります
| A：日付 | B：摘要 | C：カテゴリ | D：収入 | E：支出 | F：残高 |
|---|---|---|---|---|---|
| 2026/04/10 | 前年度からの繰越 | 繰越 | 153,300 | 153,300 | |
| 2026/05/08 | 部費（5月分・24人） | 部費 | 72,000 | 225,300 | |
| 2026/05/28 | 合宿費精算 | 合宿費 | 12,400 | 212,900 | |
| 2026/06/03 | 遠征バス代（立替：田中） | 遠征費 | 8,200 | 204,700 |
収入と支出は1つの列にまとめず、必ず2列に分けます。1列にしてマイナスで支出を表すと、合計の数式が単純になる代わりに、入力ミスで符号を逆にしたときに気づけません。列を分けておけば、支出の列に大きな数字が並んでいる時点で目で気づけます。
残高を自動計算する
F2（残高の1行目）に次の式を入れて、下にコピーします。
F2 に入力して下へコピー
=SUM($D$2:D2)-SUM($E$2:E2)
ポイントは範囲の始まりだけを $ で固定しているところです。こうすると3行目の式は自動的に =SUM($D$2:D3)-SUM($E$2:E3) になり、各行が「その行までの収入合計 − 支出合計」を表します。前の行の残高を参照する書き方（=F2+D3-E3）でも動きますが、途中の行を削除した瞬間に下が全部エラーになるので、こちらの書き方のほうが壊れません。
カテゴリ別・月別の集計を出す
年度末の報告で必ず聞かれるのが「何にいくら使ったか」です。別のシートか、収支シートの右のほうに置いておきます。
カテゴリ別の支出合計（H列にカテゴリ名を並べておく）
=SUMIF($C$2:$C$500, H2, $E$2:$E$500)
2026年5月の収入合計
=SUMIFS($D$2:$D$500, $A$2:$A$500, ">="&DATE(2026,5,1), $A$2:$A$500, "<="&DATE(2026,5,31))
範囲を 500 行目まで広めに取っているのは、行を追加するたびに数式を直さなくて済むようにするためです。空の行が含まれていても合計には影響しません。
2枚目：集金シートの作り方
縦に部員、横に月を並べる
| A：氏名 | B：4月 | C：5月 | D：6月 | E：7月 | N：納入回数 | O：未納 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 青木 | 済 | 済 | 済 | 済 | 4 | 0 |
| 石田 | 済 | 済 | — | — | 2 | 2 |
| 上野 | 済 | 済 | 済 | — | 3 | 1 |
セルに入れるのは「済」の一言だけにします。金額を入れたくなりますが、金額は毎月同じなので設定シートに1つ置いておけば足りますし、セルに文字と数字が混ざると集計の数式が複雑になります。
納入回数と未納数を出す
N2：その人が何回払ったか（B〜M列＝4月〜3月）
=COUNTIF(B2:M2, "済")
O2：未納の回数（これまでに集金した回数を4とした場合）
=4-N2
その月の集金の進み具合（24人中何人払ったか）
=COUNTIF(B2:B25, "済")&"/"&COUNTA(A2:A25)&"人"
未納の人だけを自動で一覧に出す
催促のたびに名前を目で探して書き写しているなら、ここが一番効きます。GoogleスプレッドシートかMicrosoft 365のExcelなら1行で済みます。
6月分が未納の部員だけを並べる（D列＝6月）
=FILTER(A2:A25, D2:D25<>"済")
FILTER が使えない古いExcelの場合は、集金シートにオートフィルタ（Ctrl+Shift+L）をかけて、その月の列で「済」以外を絞り込みます。手順は増えますが結果は同じです。出てきた名前をそのままコピーしてLINEに貼れば、催促の文面ができます。
壊れやすい4か所と、その防ぎ方
行を挿入したら数式がずれた
部費管理のExcelが年度途中で壊れる原因の第1位。範囲を直接指定した数式は、行の挿入や削除で参照先がずれます。
防ぎ方表を選んで Ctrl+T（Macは Command+T）でテーブルに変換しておきます。行を追加したときに数式と書式が自動で引き継がれ、参照も自動で調整されます。
最新版がどれか分からなくなった
「部費管理_最新.xlsx」「部費管理_最新2.xlsx」が並ぶ状態。ファイルを送り合う運用にすると必ず起きます。
防ぎ方Googleスプレッドシートに移すのが確実です。全員が同じ1つを見るので、そもそも分裂しません。無料で、スマホからも開けます。
カテゴリの表記がゆれて集計が合わない
「合宿費」と「合宿代」が混ざると、SUMIFは別のものとして数えます。合計だけ見ていると気づけません。
防ぎ方設定シートにカテゴリ一覧を作り、収支シートのC列に入力規則（データの入力規則→リスト）をかけます。選ぶだけになるのでゆれません。
スマホで開いたら編集できなかった
部室や遠征先でその場で記録したいのに、セルが小さすぎて狙ったところをタップできない。結局あとでまとめて入力することになります。
防ぎ方完全には解決しませんが、入力用の行を表の一番上に置くと多少ましになります。下端までスクロールせずに追記できます。
Excelで限界がくるのは、この3つが重なったとき
1つだけならExcelで十分回ります。2つ重なっても運用でカバーできます。3つそろったときだけ、道具を変える意味が出ます。
条件 1
集金する人数が多い
20人を超えたあたりから、毎月の「済」チェックと催促だけで時間が溶けはじめます。人数分の行を目で追う作業が毎月発生します。
条件 2
毎年会計係が代わる
ファイルが個人のPCやLINEのトーク履歴の中にあると、卒業と同時に過去の記録が消えます。数式の意味も一緒に失われます。
条件 3
その場でスマホから記録したい
「あとでまとめて入力」が積み上がると、レシートの山から1年分をさかのぼる年度末が来ます。ここが一番つらいところです。
3つそろっても、Excelのままでいい場合
次のどれかに当てはまるなら、無理に変える必要はありません。
- 学校や連合組織から様式を指定されていて、その形でしか提出できない
- 代々受け継いだ計算式つきのファイルがあり、実際に壊れずに回っている
- 部内にExcelに強い人がいて、引き継ぎの手順まで文書になっている
道具を変えること自体にコストがあります。今のやり方で年度末を越えられているなら、それが正解です。
道具を変えるときは、打ち直しから始めなくていい
ここから先はmarufi（このサイトのアプリ）の話になるので、必要なければ読み飛ばしてください。
会計アプリに乗り換えようとして挫折する一番の理由は、今までのExcelを全部打ち直さないといけないことです。年度の途中で乗り換えるなら数か月分、年度末なら1年分。この作業が理由で、結局Excelに戻ります。
marufiは、この打ち直しをなくすところから作りました。上で作ったような表をコピーして貼り付けるか、ファイルを選ぶだけで、AIが列の意味を読み取って台帳に登録します。形式を整える必要はありません。団体ごとにExcelの作りはバラバラなので、決まったCSV形式を要求する代わりに、AIに読ませる方式にしています。取り込む前にプレビューで中身を確認・修正できるので、読み違いがあってもその場で直せます。無料で、月30回まで使えます。
集金の「済／未」の表も、名簿として取り込めます。記録・残高・集金チェック・グラフ分析まで無料で、人数や件数の制限はありません。合わなければ使うのをやめれば済むので、まず今のExcelを取り込んでみるところから試せます。
他のサービスも含めた選び方は部活・サークルの会計アプリ比較にまとめています。marufiより条件の良いサービスがある場合もそのまま書いているので、あわせて読んでみてください。
よくある質問
部費管理のExcelは、シートを何枚に分ければいいですか？
残高を自動で計算する数式を教えてください。
未納の部員だけを自動で一覧に出せますか？
行を挿入すると数式が壊れるのを防ぐ方法はありますか？
Excelでの部費管理に限界がくるのはどんなときですか？
ExcelとGoogleスプレッドシート、部費管理にはどちらが向いていますか？
まとめ
- シートは3枚に分ける。収支・集金・設定。1枚に詰め込むと、片方を編集したときにもう片方の数式が壊れます。
- 収入と支出は列を分ける。1列にしてマイナスで表すと、符号の入力ミスに気づけません。
- 残高は =SUM($D$2:D2)-SUM($E$2:E2) で出す。前の行を参照する書き方だと、途中の行を消した瞬間に下が全部エラーになります。
- 表は Ctrl+T でテーブル化し、カテゴリは入力規則で選ばせる。この2つで、年度途中に壊れる原因のほとんどが消えます。
- 団体で使うならGoogleスプレッドシート。ファイルが1つに保たれるので「最新版どれ？」が起きません。
- 道具を変えるのは、3条件が重なったときだけでいい。人数が多い・毎年会計係が代わる・その場でスマホから記録したい。1つや2つならExcelで足ります。
表をコピーして貼り付けるだけで、AIが読み取って台帳に登録します（無料・月30回）。
登録30秒・クレジットカード不要。記録・残高・集金チェックはずっと無料です。